Что такое управление проектами – основы, цели и методы

Зачем нужно управление проектами

Проект – это процесс создания новой услуги или продукции, либо корректировка уже имеющихся продуктов в компании. Примеры рабочих проектов: разработка мобильного приложения или программного обеспечения, выпуск обновлений для цифровых платформ и т. д. 

У проекта всегда есть цель и сроки выполнения. Также компанией должны быть выделены ресурсы для полноценного ведения проекта – финансовые и человеческие.

Управление проектами (или проектный менеджмент) – это комплекс действий для достижения цели проекта. Иными словами, это совокупность задач, которые позволяют успешно вести проект и выполнить его. Грамотно выстроенное управление проектами организует слаженную работу команды, сокращает время для достижения целевого результата и оптимизирует материальные затраты.

Для управления проектом бизнесу требуется отдельный специалист – проектный менеджер. Он курирует доверенный ему проект, контролирует сроки его выполнения и анализирует каждый этап выполненных работ в рамках проекта.

Этапы управления проектом

Для полной оценки результата и своевременной корректировки ошибок в ходе выполнения проекта его управление подразделяют на несколько этапов:

Утверждение проекта 

На этой стадии происходит оценка текущей проблемы или потребности бизнеса. Команда определяет перспективы, цель будущего проекта, а также задачи, с помощью которых он будет выполнен. Также на первичном этапе формируются ожидаемые результаты, которые принесет завершенный проект. Далее утверждается предварительный бюджет проекта.

Составление плана действий 

На данном этапе команда пишет план выполнения проекта. Например, он может выглядеть так: 

• определить задачи;

• продумать контроль проекта и способы отчетности;

• сформировать бюджет;

• выявить возможные риски;

• утвердить сроки выполнения;

• продумать мотивацию для персонала;

• собрать рабочую группу и определить ответственных;

• выбрать инструменты для управления проектом.

Выполнение проекта

Далее происходит реализация проекта, которая подразделяется на этапы. При завершении каждого руководитель (либо проектный менеджер) анализирует выполненные работы, расход бюджета, соблюдение сроков и дает обратную связь команде. Анализ каждого этапа позволяет бизнесу вовремя исправить ошибки и пересмотреть план действий в случае необходимости.

В рамках реализации проекта на постоянной основе проводятся совещания и встречи ответственных сотрудников. На данном этапе важно правильно подобрать метод выполнения проекта. О выборе методологии мы расскажем подробнее в следующем разделе статьи.

Завершение проекта

После достижения цели и выполнения всех поставленных задач проект может считаться выполненным. При этом многие компании ведут дальнейшее сопровождение проекта и оказывают услуги внедрения и технической поддержки продукта по договоренности с заказчиком.

Если заказчик откажется от сопровождения завершенного проекта, то последний заканчивается. Результат его выполнения команда презентует заказчику, также исполнитель предоставляет ему полный отчет о выполненной работе. 

Далее проектный менеджер подводит итоги, готовит отчетность для руководства и фиксирует общие финансовые расходы на выполнение проекта. При успешном достижении поставленной цели задействованные сотрудники премируются компанией. Размер премии оговаривается на стадии планирования.

Методы разработки и управления проектами

Методология выполнения и управления будущим проектом – это выбор направления, согласно которому будет действовать команда. От выбранной методологии зависит принцип планирования и способы управления проектом.

В бизнесе есть несколько методик управления проектами. Наиболее известные и популярные среди российских компаний это Waterfall, Agile, Kanban, Scrum и CPM.

Расскажем о каждой из перечисленных методологий подробнее.

Waterfall

Метод традиционного управления проектом, согласно которому все этапы работ планируются последовательно и заранее. Процесс Waterfall похож на каскад – каждый шаг следует строго после выполнения предыдущего. Пример процесса по методу Waterfall: разработка концепции и плана действий, утверждение плана, тестирование, реализация продукта, аналитика, презентация заказчику и техническая поддержка завершенного проекта.

Изменение способа разработки продукта практически исключено, так как метод подразумевает тщательное и подробное планирование каждого этапа работ. Отсутствие гибкости и возможности дополнительной корректировки – главный минус методики Waterfall.

Agile

Методология аджайл подразумевает гибкую и оперативную реакцию команды на изменения проекта. Суть стратегии Agile заключается в формировании коротких итераций с дальнейшим обсуждением каждой. Обсуждения команды происходят обязательно с учетом мнения заказчика – это один из главных принципов методики. Вся работа над проектом полностью прозрачна, а разработка продукта ведется параллельно с его постоянным тестированием.

Конечный результат не может быть определен заранее – он меняется в зависимости от полученного фидбэка. Такой подход позволяет команде работать более слаженно и сконцентрироваться на достижении наилучшего результата. Исправление ошибок происходит оперативно, а учет мнения заказчика позволяет добиться его максимальной удовлетворенности выполненным проектом.

Kanban

Эта методика входит в группу методологии Agile и отличается способом использования. Метод Kanban представляет собой визуализацию проекта в виде досок. Для таких целей хорошо подходит платформа Trello. Нагрузка на команду, согласно методу Kanban, также распределена равномерно и поэтапно. Удобство визуального подхода к управлению проектом в том, что он наглядно отображает, на каком этапе разработка остановилась и по какой причине.

Scrum

Методика Scrum подразумевает деление процесса разработки проекта на равные по времени итерации. Как правило, состав команды небольшой – не более 8–10 человек. Обязанности распределены согласно компетенции сотрудников. В рабочей группе присутствуют Scrum-мастер, куратор и специалисты по разработке. Согласно методу Scrum, команда на ежедневной основе обсуждает текущие процессы и при необходимости вносит правки в текущий проект.

CPM

CPM (Critical Path Method) – это метод критического пути. Суть подхода представляет собой пошаговую систему, которая отделяет критические процессы от некритических. Метод позволяет заранее продумать возможные риски и избежать их возникновения. Согласно методу CPM, критические задачи требуют оперативного контроля и изучения на предмет рисков. Этот способ экономит время, помогает выявить важное в разработке проекта, делает процесс прозрачным и понятным. 

Метод CPM, как и Kanban, подразумевает визуализацию проекта. Отличие в том, что при CPM она обычно создается в виде графика.

Инструменты для эффективного управления

Достижение максимального результата при управлении проектами предполагает автоматизацию некоторых процессов при помощи сервисов и программных обеспечений. К таким ПО относятся: Jira, Asana, Trello, Wrike, Todoist, Яндекс.Трекер и еще несколько десятков автоматизированных электронных платформ.

Один из самых популярных российских сервисов для автоматизации бизнеса – CRM-система Битрикс24. Это масштабное техническое решение для грамотного управления задачами и настройки слаженной командной работы. 

В функции Битрикс24 уже включены Kanban и Scrum доски, а также диаграммы Ганта, которые позволяют наглядно отслеживать процессы разработки проектов.

Как CRM-система Битрикс24 поможет бизнесу в управлении проектами? Краткий перечень возможностей портала:

• управление и контроль сразу нескольких проектов одновременно;

• назначение ответственных сотрудников по каждому проекту;

• анализ эффективности ведения проекта;

• контроль исполнителей;

• фильтрация и группировка текущих задач по удобным для пользователей алгоритмам;

• фиксация рабочих дел в личном календаре с опцией напоминания;

• широкие возможности коммуникации в ходе выполнения проекта: рабочие чаты, видеозвонки и конференции, возможность комментирования каждого этапа проекта;

• возможность моментального поиска нужной задачи;

• работа с документами, которые хранятся в облаке CRM-системы;

• оценка эффективности работы сотрудников с расчетом индивидуальных KPI;

• наличие мобильного приложения для удаленного управления проектами;

• максимальный уровень безопасности корпоративных данных.
  

Итоги

Для достижения наилучшего результата бизнесу требуются опытные и грамотные проектные менеджеры. Без них управление проектами не даст ожидаемого результата.

Любой проект необходимо разделять на несколько этапов и анализировать выполнение каждого.

Выбор методологии управления проектом зависит от типа бизнеса и особенностей продукта.

Для экономии финансовых и человеческих ресурсов компании необходима автоматизация процессов с помощью различных ПО.