Чек-лист внедрения Битрикс24

Битрикс24 – самая популярная на российском рынке CRM-система, которая по сути является мультифункциональным корпоративным порталом для пользователей. Платформа предусматривает подключение различных наборов функций, интеграцию с популярными приложениями и настройку под любой уровень бизнеса.

Внедрение Битрикс24 возможно провести как самостоятельно, так и силами сертифицированных специалистов. В этой статье мы подробно расскажем, как происходит подготовка и процесс продвижения Битрикс24 при помощи вендора – компании, которая оказывает услуги по внедрению платформы CRM.

Шесть шагов по внедрению Битрикс24 в компанию

Шаг 1. Определение целей автоматизации процессов фирмы. Задайте себе вопрос: для чего CRM-система необходима бизнесу? 

Примеры возможных ответов:

• привести в порядок базу клиентов;
• “дожимать” ту аудиторию, которая заинтересовалась товаром или услугой, но пока ничего не купила;
• снять рутинную работу с персонала;
• увеличить средний чек и повторные продажи;
• контролировать сотрудников;
• эффективно вести клиента по воронке продаж;
• анализировать бизнес-процессы.

Чем тщательнее вы поработаете над определением целей и задач, которые стоят перед компанией, тем большую пользу принесет вашему бизнесу внедрение CRM-системы.

Главное условие – автоматизация должна быть целесообразной и соразмерной с масштабом деятельности фирмы.

Шаг 2. Описание всех бизнес-процессов компании. Для этого специалисты по продвижению проводят подробный аудит рабочей деятельности и на его основе выделяют слабые места в работе предприятия. Затем вместе с руководителем представители вендора обсуждают, какие процессы стоит исправить и оптимизировать. 

После сбора информации технические специалисты выстраивают карту проекта, в которой структурно обозначены роли пользователей, каналы внутренней и внешней коммуникации, а также схематичные сценарии (воронки) продаж. Грамотно проведенный аудит – это почти половина успеха от продвижения Битрикс24.

Шаг 3. После составления подробной карты проекта вендор пишет техническое задание по внедрению Битрикс24 с четкими формулировками.

Качественно разработанное ТЗ позволит сэкономить деньги компании, например, путем отказа от ненужных функций, и рассчитать затраты на внедрение CRM.

Кроме того, в техническом задании будут обозначены сроки выполнения каждого этапа работ. Имея на руках прозрачное ТЗ, руководитель фирмы сможет контролировать продвижение CRM-системы и вносить свои корректировки. 

Что важно отразить в техническом задании:

• цели внедрения;
• подробное описание продукта компании – товара или услуги;
• портрет целевой аудитории;
• каналы внешней и внутренней коммуникации;
• какие отчеты понадобятся;
• набор интеграций;
• модели автоматизации процессов;
• роли и уровни доступа сотрудников.

Шаг 4. Выбор тарифа Битрикс24. Всего система предлагает пять различных тарифов на использование программы. CRM Битрикс24 также имеет бесплатный тестовый период. На данном этапе также необходимо определиться, в какой версии Битрикс вы хотите работать – в облачной или “коробочной”.

В облачной – вся информация компании хранится на выделенном сервере от Битрикса, в “коробочной” – на собственном диске заказчика.

Шаг 5. Настройка и адаптация CRM-системы под деятельность организации. Это самый долгий и трудозатратный этап – непосредственно сам процесс внедрения Битрикс24. В него входят:

• установка системы;
• настройка структуры компании;
• создание профилей сотрудников;
• подключение и настройка электронных почтовых ящиков для пользователей;
• настройка карточек: контрагенты, компании, сделки и другие;
• построение одной или нескольких воронок продаж;
• наполнение справочников;
• настройка роботов Битрикс24;
• создание шаблонов документации;
• настройка мобильного приложения и десктопной версии CRM;
• интеграция с выбранными сервисами и приложениями;
• настройка виртуальной телефонии.

Это лишь основные этапы, в действительности процесс настройки функций Битрикс24 гораздо обширнее и зависит от поставленных заказчиком задач.

Шаг 6. Обучение. Это последний этап продвижения системы. Успех обучения персонала напрямую зависит от уровня заинтересованности руководства.

Если руководитель компании активно участвует во внедрении системы и грамотно готовит сотрудников к переходу на цифровизацию, то в таком случае и персонал будет вникать в работу нового сервиса.

Если не мотивировать менеджеров, не объяснять им преимущества использования CRM, то будьте готовы к игнорированию сотрудниками новой программы и саботажу обучения.

Задача вендора Битрикс24 – провести подробную и максимально эффективную презентацию, которая будет понятна каждому пользователю. Обычно она проводится очно или по скайпу, а затем персонал компании получает на руки четкие инструкции по работе в системе.

Задача руководителя бизнеса – создать комфортные для каждого сотрудника условия обучения и донести до него главные цели автоматизации. Например: разработка KPI, повышение продаж, а значит, и дохода менеджеров, избавление от бумажной рутинной работы и так далее. Мотивированные сотрудники будут использовать максимум функций Битрикса24 и тем самым оправдают затраты на цифровизацию процессов.