Битрикс24 на заводе: наводим порядок, увеличиваем продажи

Знакомы ли вам такие истории? Менеджеры тратят полдня на поиск переписки с клиентом. Заказ зависает между цехом и бухгалтерией, а вы узнаёте об этом через три недели. 

Ключевой сотрудник увольняется — и все наработки, связи, понимание того, кто и что обещал, уходят вместе с ним. Вроде работаете, а порядка нет. Если узнали себя, то вам обязательно нужно прочитать эту статью.

Речь пойдет о крупном металлургическом заводе, который специализируется на производстве металлоконструкций, металлопроката и промышленных изделий для строительной, энергетической и инфраструктурной отраслей.

Было: куча программ и вечные потери

Представьте себе завод. Более 250 сотрудников, три производственные площадки, складской комплекс на 12 тысяч квадратов. Своя логистика. Каждый год — больше двух тысяч заказов. Клиенты — крупные стройки, энергетика, транспортные узлы.

Средний цикл сделки длится от месяца до четырёх. Почти каждый заказ — под конкретный проект.

Как работала компания?

• Учет клиентов — в Excel.

• Заказы — по электронной почте.

• Общение — в мессенджерах.

• Бухгалтерия — в 1С.

Сотрудники постоянно переключались между программами. Информация терялась. Менеджеры тратили часы на поиск переписок. Руководство не видело реальную картину: кто чем занят, на каком этапе застрял заказ, каков реальный денежный поток.

С такой проблемой они и пришли к нам. Воспользовались акцией на внедрение Битрикс24 от INFULL и за несколько месяцев привели бизнес в порядок без простоев и лишней головной боли.

Цели и задача

Собственники поставили задачу: убрать хаос. Сделать так, чтобы всё было в одном месте и видно каждому: кто над чем работает, в какой стадии заказ, какие сроки, какие проблемы и пр.

Основные цели проекта:

• увеличить эффективность продаж;

• получить прозрачную аналитику бизнеса;

• автоматизировать управление заказами;

• улучшить взаимодействие между отделами;

• ускорить документооборот;

• снизить зависимость бизнеса от конкретных сотрудников.

Для реализации проекта была выбрана платформа Битрикс24. И вот почему.

Битрикс24 это не просто CRM, а единое рабочее пространство. Здесь и задачи, и проекты, и документы, и телефон, и чаты, и склад с производством. Всё в одном месте.

Шаг 1. Привели клиентов в порядок

Начали с клиентов. Сделали одну базу в Битрикс24. Это позволило создать единое цифровое досье клиента. Загрузили 18 000 контактов и компаний.

Далее мы настроили воронку продаж, которая была разработана специально для B2B металлургического рынка. Восемь этапов: от первого звонка до передачи заказа в цех. На каждом этапе — автоматические напоминания и задачи для менеджера.

Также были внедрены роботы CRM, которые автоматически ставят задачи, напоминают о контактах, отправляют коммерческие предложения, «ругаются», если сделка застряла и контролируют обработку заявок.

Что вышло: заявки стали обрабатывать на 40% быстрее. Потерянных лидов — минус 65%.

Шаг 2. Собрали всё общение в одном окне

Раньше все переговоры с клиентами велись в мессенджерах и по телефону. Переписки куда-то терялись или удалялись, а запись телефонных разговоров нигде не сохранялась. Приходил с сайта — заявка терялась в почте.

Мы подключили всё к Битрикс24: IP-телефонию, корпоративную почту, WhatsApp Business API, Telegram, формы обратной связи на сайте. Теперь любое обращение автоматически падает в CRM. Система создает лида, распределяет обращения между менеджерами и сохраняет записи разговоров. Сотрудникам больше не надо прыгать из одного приложения в другое.

Результат: отвечать клиентам стали в два раза быстрее. Контроль качества коммуникации вырос на 70% — всё видно, ничего не теряется.

Шаг 3. Интеграция CRM и 1С

Раньше менеджер выставлял счёт в CRM, потом перепечатывал в 1С. Бухгалтер сверял. А это — ошибки, задержки, нервы. Мы настроили обмен между Битрикс24 и 1С.

Ручного ввода стало на 80% меньше. Ошибок в документах — минус 60%.

Шаг 4. Цифровизация складского учета

Настроили три склада в Битрикс24: основной, производственный и склад готовой продукции.

Теперь менеджер оформляет заказ, система сама проверяет остатки, резервирует материал, показывает, что есть в наличии. Раньше могли «продать» то, чего нет на складе.

Теперь ошибки при продаже снизились на 55%. Коммерческие предложения готовятся на 35% быстрее — потому что не надо бегать на склад и уточнять наличие каждой позиции.

Шаг 5. Каждый заказ стал производственным проектом

Как только подписан договор — в Битрикс24 автоматически создается производственный проект. Внутри — этапы: документация, закупка материалов, запуск цеха, контроль качества, упаковка, отгрузка. 

У каждого этапа есть конкретная задача и ответственный за нее: инженеры, технологи, бригады, логисты. Всё видно на диаграмме Ганта и канбан-досках. Если происходит задержка — система это подсвечивает. 

Результат: задержки производства сократились на 30%. Прозрачность выполнения заказов выросла на 90% — руководство видит, где какой заказ находится в любой момент.

Шаг 6. Документы перестали теряться

Раньше договор мог неделю пролежать у менеджера, потом перекочевать к руководителю, затем — к финдиректору. Чертежи искали по папкам практически вслепую. А теперь создали общее хранилище в Битрикс24. Все договоры, чертежи, спецификации, акты — в системе. И всё привязано к клиенту, сделке и проекту.

Настроили маршрут согласования: менеджер — руководитель — финансы — директор. Каждый видит, где нужный документ.

Согласование ускорилось в три раза. Риск потерять документ упал на 90%.

Шаг 7. Аналитика и управление бизнесом

На завершающем этапе проекта были разработаны управленческие дашборды. Теперь собственники и топ-менеджеры открывают Битрикс24 и видят:

• конверсию по воронке;

• кто из менеджеров работает, а кто нет;

• почему теряем клиентов;

• прогноз продаж на месяц.

По производству — загрузка цехов, сроки выполнения заказов, статусы проектов.

По финансам — выручка по клиентам, прибыльность проектов, динамика продаж.

Что получили через полгода

Спустя 6 месяцев после внедрения система перестала быть просто хранилищем. Она начала приносить деньги и порядок. 

Компания увидела изменения, которые трудно не заметить:

Коротко: что изменилось

В работе завода использовалась куча разных программ: Excel, почта, мессенджеры и пр. Сотрудники переключались между ними по сто раз на дню. Информация терялась, клиенты нервничали, у руководства не было возможности «быть в курсе всего».

Битрикс24 — стал тем единым рабочим пространством, где всё под рукой: от первого звонка до отгрузки со склада. Продажи, производство, склад, финансы, документы — теперь всё в одном месте.

Для собственника это значит: бизнес перестал быть черным ящиком. Вы видите цифры и управляете процессом.