Умное ЖКХ: Как Битрикс24 навел порядок в управляющей компании

Для начала вот такая зарисовка. Звонок от жителя. Протечка. Куда звонит диспетчер? Правильно, сантехнику Василию на личный номер. Василий конечно же не берет трубку. Заявка записывается в бумажный журнал, читай «в стол»… И благополучно забывается. Через день «пострадавший» пишет гневный пост в ТГ-паблике ЖК, после чего УК получает очередной штраф.

Стоп. Так больше не должно «работать». Как помочь управляющей компании навсегда избавиться от потерь заявок и наладить работу с жителями жилых комплексов?

INFULL хорошо разбирается в специфике ЖКХ и смогла выстроить решение с помощью СRM-системы. Рассказываем, как это было.

Кто наш клиент и в чем была проблема

Наш клиент — крупная управляющая компания (УК), которая каждый день боролась с настоящим хаосом. В их ведении десятки корпусов крупных ЖК и тысячи квартир. 

1. Компания принимает и обрабатывает заявки от жителей при авариях, на ремонт и обслуживание через (мессенджеры, по телефону и почте).

2. Работает с подрядчиками (дворники и другой персонал).

3. Обслуживает инженерное оборудование и системы (лифты, насосные станции, освещение, системы отоплений, шлагбаумы и пр.).

4. Ведет складской учет материалов и запчастей.

Вся эта огромная работа велась в бумажных журналах и буквально памяти сотрудников. И вот мы плавно подходим к проблемам, с которыми столкнулся наш клиент.

Главные боли:

«Мы управляли огромными комплексами буквально в ручном режиме. Вместо стратегии — перманентное «тушение возгораний. Мы не работали. Мы выживали, от одной чрезвычайной ситуации до другой», — вспоминает директор УК.

Решение: Единая цифровая экосистема Битрикс 24

Мы предложили не просто «внедрить CRM», а создать единое цифровое пространство для всех процессов УК. Мы выстроили решение на базе Битрикс 24, идеально подходящем для таких сложных, разветвленных задач.

Что мы сделали:

1. Центр управления заявками. Мы подключили все каналы связи (телефония, сайт, WhatsApp, Telegram) к Битрикс 24. Теперь все заявки попадают в единую воронку, где ни одна не теряется. Система автоматически назначает исполнителей и отправляет жителям уведомления о статусе.

2. Паспорта для оборудования. Мы создали в CRM цифровые паспорта для каждого лифта, насоса и шлагбаума с историей обслуживания. Система автоматически создает задачи для планового ТО, предотвращая аварии.

3. Прозрачный склад. Мы настроили складской учет. Теперь при закрытии заявки мастер указывает, какие материалы использовал, и они автоматически списываются. Руководство видит остатки в режиме реального времени и получает уведомления, когда что-то заканчивается.

4. Контроль для подрядчиков. Для каждого подрядчика мы создали личный кабинет, где он видит только свои задачи и сроки. Система следит за соблюдением SLA и автоматически уведомляет руководителя о просрочках.

5. Финансовый учет без проволочек. Мы интегрировали CRM с бухгалтерской системой. Теперь данные о платежах, начислениях и задолженностях по каждой квартире автоматически подтягиваются в карточку жителя. Диспетчеры видят актуальный статус расчетов, не отвлекая бухгалтерию, а система сама отправляет жителям уведомления о задолженности через SMS и мессенджеры.

6. Управление крупными проектами. Мы выделили отдельный контур для капитального ремонта и благоустройства. Каждый такой проект теперь разбит в CRM на этапы, задачи и бюджет. Подрядчики загружают сметы и акты прямо в систему, а руководство в режиме реального времени видит прогресс и контрольные точки по всем объектам, исключая срывы сроков.

7. Мобильный офис для каждого сотрудника. Мы внедрили мобильное приложение Битрикс24 для всего технического персонала и дворников. Мастера получают задачи прямо в телефоне, отмечают выполнение фотоотчетом и геолокацией, а диспетчеры видят реальную картину по всем объектам онлайн, без лишних звонков.

8. Аналитика и отчетность в реальном времени. Мы создали наглядные дашборды для руководства, где собраны все ключевые метрики (KPI исполнителей и подрядчиков, динамика заявок и соблюдение SLA, расход материалов и остатки на складе, ход выполнения крупных проектов + ежедневные дайджесты в Telegram по авариям и критичным задачам.

Результаты: От борьбы с хаосом к стратегическому управлению

Внедрение Битрикс 24 кардинально изменило принцип работы управляющей компании. Давайте посмотрим, что изменилось.

Другие количественные результаты:

• Время реакции на заявку сократилось до 30 минут.

• Повысилась дисциплина подрядчиков и внутренних мастеров.

• Снизился бюджет на закупку материалов за счет устранения неконтролируемого списания.

• Выросла лояльность жителей, так как они получили прозрачность и быструю обратную связь по каждому обращению.

«После внедрения Битрикс 24 у нас наконец-то появилась система, которая держит под контролем и жителей, и подрядчиков, и оборудование. Теперь мы не реагируем на проблемы, а предупреждаем их. Мы можем в любой момент увидеть объективную картину по любому дому и принять стратегическое решение, а не просто «тушить внезапно вспыхнувший пожар», — директор управляющей компании

Почему это сработало? Выводы

Этот проект показал, что даже в такой консервативной и сложной сфере, как ЖКХ, цифровизация возможна и приносит колоссальные результаты. Битрикс 24 выступил идеальной платформой благодаря своей гибкости и широкому набору инструментов в одном месте: CRM, задачи, склад, чаты, телефония.

Главный успех — это не просто автоматизация, а создание прозрачной и управляемой среды для всех участников процесса: от жителя до руководителя.

Хотите попробовать? Мы разработаем и внедрим отраслевое решение на Битрикс 24, которое наведет порядок и в ваших процессах. Свяжитесь с нами и получите бесплатную консультацию.

Оставьте заявку на внедрение Битрикс24

Автоматизируйте рабочие процессы уже сегодня

Ваше имя

Ваш телефон

Отправить

Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете свое согласие на обработку персональных данных