Конверсия x2 и 100% прозрачность по объектам: как мы выстроили сквозное управление для девелопера

Крупный федеральный девелопер с проектами в четырех городах обратился к нам с запросом: «Нам нужен полный контроль от заявки до сдачи объекта». Компания из 400+ сотрудников столкнулась с тем, что рост бизнеса парализовало отсутствие единой системы управления.

«Когда мы начали аудит, то увидели системный кризис, — комментирует Павел Иванов, руководитель проекта INFULL технологии. — Каждый отдел работал в изоляции: продажи — в одной программе, проектировщики — в другой, документооборот — в третьей. Руководство принимало решения по вчерашним данным, а собрать единую картину было невозможно».

Ключевые проблемы, которые мешали бизнесу

Глубже изучив ситуацию, мы выделили проблемы, которые блокировали развитие компании. Каждая из них не просто создавала неудобства, а напрямую влияла на финансовые результаты и скорость принятия решений.

Разрозненные данные и коммуникации. Клиентская база, история взаимодействий и документооборот (сметы, КП) были децентрализованы. Согласование между отделами занимало до нескольких дней.

Отсутствие оперативного контроля. Не было единой системы для отслеживания статусов строительных объектов, бюджетов и работы подрядчиков в разных филиалах.

Запаздывающая управленческая аналитика. Отчеты по продажам и проектам формировались вручную и теряли актуальность, что лишало руководство возможности принимать своевременные и точные решения. 

Наша задача заключалась в том, чтобы создать систему, которая не просто устраняет эти проблемы, но и дает качественно новый уровень управления. Для этого мы внедрили комплексное решение, охватывающее все ключевые процессы компании.

Реализация: единая цифровая экосистема вместо разрозненных систем

Мы внедрили единую цифровую экосистему на базе Битрикс24, где в режиме реального времени видны все процессы: от первой заявки на сайте до сдачи объекта и гарантийного обслуживания.

«Нашей главной задачей была не просто техническая настройка, а глубокая перепрошивка операционной системы бизнеса, — комментирует Павел. — В результате внедрения мы добились того, что Битрикс24 стал для компании не просто инструментом, а единой средой, где каждый сотрудник понимает свои задачи, а руководитель видит всю картину целиком».

Итак, что мы сделали:

Цифровизация продаж и коммуникаций на базе отраслевой CRM

• Сегментация продаж. Созданы 3 независимые воронки продаж: для B2C (квартиры), B2B (коммерческая недвижимость) и работы с инвесторами. Каждая воронка состоит из 7 последовательных этапов: Заявка → Консультация → Просмотр объекта → Коммерческое предложение → Договор → Оплата → Сдача объекта.

• Автоматизация лидогенерации. Настроено 4 канала для автоматического создания лидов: заявки с сайта (через REST API), входящие звонки (интеграция с IP-телефонией), лиды с выставок и от агентов.

• Контроль дублей. Реализована автоматическая проверка на дублирование клиентов по номеру телефона, e-mail и ИНН.

• Автоматизация документооборота. Внедрена функция автоматического формирования коммерческих предложений из готовых шаблонов. После подписания договора система самостоятельно создает задачи для смежных отделов.

• Единая коммуникация. Интеграция с WhatsApp Business, Telegram и электронной почтой позволяет автоматически записывать все звонки и сохранять всю переписку из мессенджеров в карточках клиентов.

• Централизованное управление объектами. Для каждого объекта создана сущность «Объект строительства», которая связана со сделками и содержит информацию о сроках, подрядчиках, бюджете, плане-графике и актуальных статусах.

Цифровизация и автоматизация внутренних операционных процессов

• Регламентированное согласование коммерческих предложений. Внедрена последовательная электронная процедура визирования КП и смет, вовлекающая четырех участников (менеджер → руководитель отдела продаж → финансовый директор → генеральный директор). На каждом этапе прохождения документов система осуществляет детальный аудит: регистрирует временные метки, комментарии ответственных лиц и факт заверения электронной подписью.

• Автоматизация цикла «договор–поставка». Заключение договора служит триггером для автоматического старта процесса обеспечения объекта материалами. Система генерирует заявку на закупку, назначает исполнителя и устанавливает контроль по срокам. Двусторонний обмен данными с «1С:Бухгалтерия» и «1С:Смета» позволяет осуществлять мониторинг платежей и генерировать оповещения в случае нарушения утвержденных сроков оплат.

• Систематизация постпродажного сервиса. После ввода объекта в эксплуатацию платформа в автоматическом режиме активирует модуль гарантийного сопровождения. Это включает в себя создание профиля гарантийного случая, планирование периодических контрольных осмотров и интеллектуальное распределение поступающих обращений жильцов между профильными специалистами.

Внедрение проектного подхода для управления строительством

• Унификация структуры проектов. Каждый строительный объект оформляется в качестве самостоятельного проекта. Внутри — 6 последовательных стадий — начиная с этапа проектирования и заканчивая гарантийным обслуживанием.

• Проактивный контроль сроков и рисков. Для наглядного планирования сроков и контроля зависимостей между задачами применяются инструменты проектного планирования — диаграммы Ганта и Канбан-доски. Система анализирует ход работ и автоматически генерирует оповещения о потенциальных рисках нарушения установленных сроков.

• Оперативный мониторинг на объектах. Для контроля производства работ на строительных площадках используется специализированное мобильное приложение. Это позволяет в режиме реального времени фиксировать выполнение задач с прикреплением фотоотчетов.

Внедрение системы анализа данных, KPI и работы с персоналом

• Централизованная система отчетности. Внедрено 5 основных видов отчетности: анализ продаж, контроль оплат, оценка эффективности подрядчиков, отклонения плана от факта и мониторинг сроков согласований.

• Визуализация данных для руководства. Разработаны дашборды для руководителей с интерактивной визуализацией ключевых показателей: динамика продаж, уровень загрузки менеджеров и прогнозы по выручке.

• Оценка эффективности сотрудников. Внедрена система KPI на основе персональных метрик: количество звонков, встреч, заключенных сделок и полученных оплат. Мониторинг достижения целей осуществляется в автоматическом режиме.

• Интеграция с рекламными каналами. Настроен сквозной анализ эффективности рекламных кампаний через интеграцию с системами контекстной и таргетированной рекламы с полной передачей UTM-меток.

• Корпоративная цифровая платформа. Созданы виртуальные рабочие пространства для всех отделов с интегрированными инструментами коммуникации: чаты, видеоконференции и единая База знаний.

• Автоматизация клиентских коммуникаций. Внедрены инструменты для автоматизированной работы с клиентами: шаблоны сообщений и система массовых рассылок для своевременного информирования.

• Централизованная система оповещений. Настроены автоматические уведомления и напоминания о задачах, что обеспечивает своевременное выполнение поручений и позволяет каждому сотруднику видеть актуальные приоритеты.

Результаты: когда цифры говорят сами за себя

Как показывают цифры, внедрение затронуло и ускорило все ключевые процессы компании. Эти результаты могут быть и в вашей компании. Начните с бесплатной консультации прямо сейчас.

Заполнить бриф и получить консультацию.

Итоговый эффект

1. Отдел продаж стал работать на 45% эффективнее, потому что менеджеры заняты продажами, а не бумажной работой.

2. Время на согласования сократилось на 70%. Решения принимаются быстрее, компания стала более гибкой.

3. Ошибки в документах сократились на 80% благодаря автоматизированным проверкам и шаблонам.

4. Управление компанией перешло на качественно новый уровень. Теперь оно основано на актуальных данных, а не на интуиции.

«Когда мы начинали, я думал, что мы автоматизируем рутину. Но получили гораздо больше. Битрикс24 стал для нас тем самым «единым окном», цифровым спинным мозгом компании. Мы не просто ускорили процессы, мы изменили культуру работы. Теперь мы действуем как одна команда, а не как разрозненные отделы в разных городах. И это, пожалуй, самый ценный результат». — генеральный директор строительной компании.

Хотите также навести порядок в бизнесе и получить результат? Мы не просто «настраиваем Битрикс24». Мы внедряем работающую систему управления для вашего бизнеса. Оставьте заявку, и наш эксперт проведет для вас бесплатную консультацию.